Компания «УРАЛХИМ» внедряет безбумажный документооборот

Напомним, решение об использовании электронных подписей было разработано год назад специалистами управления информационных технологий совместно с финансовой службой ОАО «Воскресенские минеральные удобрения» («ВМУ»). Главными задачами нововведения стали оптимизация процесса оформления первичных документов и переход на безбумажный документооборот. После успешного запуска пилотного проекта на «ВМУ», он был реализован на других площадках холдинга, в том числе на ОАО «Минеральные удобрения» в г. Перми, ОАО «ЗМУ КЧХК» в г. Кирово-Чепецке, филиале «Азот» в г. Березники. В ноябре этого года на ЭП будет переведен «УРАЛХИМ-ТРАНС».

Теперь чтобы подписать документ, работникам компании достаточно нажать кнопку «согласование», а уже уполномоченные сотрудники визируют документ у себя на компьютере с помощью своей электронной подписи, нажав кнопку «подписать». Такой подход заметно упрощает работу. В частности, уменьшает время сбора подписей для визирования документа, снимает проблему хранения бумажных носителей, сокращает нагрузку на ответственных за документы работников. Кроме этого, проект позволяет значительно экономить расходные материалы, тем самым снижая негативное воздействие на окружающую среду: по расчетам специалистов филиала «ОЦО» до внедрения проекта за пять лет работы в компании оформлялось около одного миллиона бумажных документов. 

В настоящее время порядка 20% документооборота компании обрабатывается через ЭП, в частности, приходные ордеры, требования-накладные на перемещение и списание товарно-материальных ценностей. В планах филиала «ОЦО» и дальше развивать проект, постепенно сокращая бумажный документооборот. 

Руководитель управления развития ИТ филиала «ОЦО» Александр Майер:

«За год работы функционал системы был значительно доработан. В дальнейшем мы планируем распространить электронное подписание и на другие внутренние документы. Возможно, что следующим шагом станут документы по учету основных средств. По ним поступает больше всего пожеланий от работников холдинга».