Как максимально эффективно задействовать стажеров и практикантов в период кризиса

Многие компании в период кризиса задумываются об экономии на самой существенной статье затрат – заработной плате сотрудников. Один из вариантов решения – взять молодого, не опытного, но перспективного стажера или практиканта, чтобы закрыть мелкие повседневные задачи и разгрузить менеджеров после череды увольнений.

Мы собрали ряд советов, как сделать работу со стажерами наиболее эффективной. Каждый пункт основан на опыте клиентов компании findstudent.ru и на нашем личном опыте.

Правильно осознайте его роль

Если вы сейчас не понимаете, какие задачи сможете делегировать стажеру, значит, брать помощника еще рано или вовсе не нужно. Закрывать ключевые направления силами студента будет фатальной ошибкой для вашего бизнеса. Стажеры нужны не для того, чтобы делать работу вместо вас, они всего лишь помогают, разгружая вас от рутинных задач.

Дисциплинируйте себя

Во всех незнакомых и непонятных ситуациях, особенно на первом месте работы, людям свойственно копировать поведение руководителей или кураторов. Если же вы сами то и дело опаздываете на работу или ходите на обед по 3-4 раза в день, делать замечания стажеру будет как минимум не эффективно. У вас уже есть сложившаяся картина рабочего дня, понимание что такое план и эффективность. Помните, что у новичка в голове пока лишь образное представление об этих словах. В итоге он будет копировать то, что видит. Это создаст проблемы со стажером в будущем.

Дисциплинируйте стажера

Просматривать профили Вконтакте и Instagram бывает просто необходимо, особенно сегодняшним выпускникам. Договоритесь со стажером сразу же разграничивать рабочее пространство и место отдыха. Если хочется расслабиться, он в любое время может пойти отдохнуть на диване, однако не стоит заниматься личными делами за рабочим местом. Фокус в том, что вы не запрещаете обновлять социальные сети, но добавив всего лишь одно условие, стажер предпочтет заняться этим дома. Этот прием поможет увеличить полезное время стажера на 20%.

Считайте эффективность

Мы не можем повлиять на то, что не можем посчитать. Сейчас в сети существует огромное количество инструментов для коммуникации и планирования задач, в том числе бесплатных, начиная от google-таблиц и заканчивая trello, basecamp, jira, slack и т.д. С помощью них можно с легкостью контролировать и направлять работу начинающего сотрудника в реальном времени и дистанционно, а самое главное, без лишних трудозатрат. С самого начала стажировки ставьте сроки сдачи работ (дедлайн), приучайте замерять время исполнения задачи и оценивать факторы, которые могут повлиять на ее готовность. Строгое соблюдение бизнес-процессов и ясность задач помогут быстрее включить стажера в работу и постоянно наращивать его продуктивность. 

Принимайте результат

Старая библейская история с удочкой и рыбой всегда актуальна. Не нужно досконально разжевывать процесс выполнения задачи. В таком случае у стажера могут напрочь отключиться мозги. С каждым разом вам потребуется все больше времени, чтобы делать работу за него. Лучше всего рассказать механизм, дать инструменты, показать, где искать примеры. Очень просто для проходящего стажировку — прийти и сказать, что он не уловил процесс выполнения задачи. С самого начала создавайте в его голове правильный вектор — нацеленность на результат. 

Самое важное в работе со стажерами – правильно оценить отношение к делу. Не обращайте внимание на ошибки, они второстепенны при решении, станет стажер полноценной частью команды или нет.

Учеба в приоритете

Все, кто уже когда-то работал со стажерами, сталкивались с ситуациями, когда подопечному неожиданно необходимо сдать ряд контрольных точек, про которые он не знал, или экстренно написать реферат. В голове автоматически возникают сомнения о правдивости подобных неожиданностей. По своему опыту могу сказать, хорошие студенты могут реально много времени тратить на учебу. Общая нацеленность на результат и правильная мотивация помогут студенту расставить приоритеты нужным образом, а вам сэкономить нервы.

Бонус-подсказки

● Стажеров следует брать только через тестовое задание и испытательный срок (качественные тестовые задания вы можете заказать у nedochetov@findstudent.ru)
● Спустя полгода дайте стажеру практиканта на пару недель, пусть посмотрит на себя со стороны.